Stadgar, enhälligt fastställda vid föreningens konstituerande släktmöte den 12 juni 1999
1 § Ändamål
Sahlinska släktföreningen (Värmlandssläkten) 1) har till ändamål
att verka för sammanhållning inom släkten
att tillvarata gemensamma släktintressen
att föra släktregister och forska i släktens historia
och att vårda de Sahlinska släktgravarna i
Dalsland och på Uppsala gamla kyrkogård.
2 § Medlemskap
Rätt till medlemskap har var och en som är ättling till Carl Yngve och Maria Sahlin eller gift med eller sambo med sådan ättling samt sådan ättlings änkling eller änka.
3 § Släktmöte
Ordinarie släktmöte hålles vart femte år på tid och plats som bestämts av föregående släktmöte eller, om sådant beslut inte fattats, av styrelsen.
Extra släktmöte sammankallas av ordföranden enligt beslut av styrelsen eller om minst 20 procent av föreningens medlemmar eller revisorn skriftligen påyrkar detta.
Kallelse till släktmöte sker skriftligen till medlemmarna eller via de inom varje gren utsedda kontaktpersonerna minst en månad före mötet.
Vid släktmötet äger varje medlem som fyllt 16 år en röst. Rösträtt må utövas genom fullmakt, dock må ingen sammanlagt avge mer än tre röster.
Val av ordförande, protokollförare och justeringsmän vid släktmötet ävensom beslut som ej har karaktär av val sker genom öppen omröstning. Övriga val sker med slutna sedlar, såvida medlem påkallar det.
Vid lika röstetal avgörs val genom lottning, i andra frågor gäller den mening, som ordföranden vid släktmötet biträder.
I val av revisor får styrelsemedlem ej deltaga.
Vid ordinarie släktmöte skall följande ärenden förekomma:
a) Val av mötesordförande och mötessekreterare.
b) Fråga om mötet blivit behörigen utlyst
c) Val av två justeringsmän
d) Justering av röstlängd
e) Föredragning av styrelseberättelse (inkl. skattmästarens räkenskaper) och revisionsberättelse för den tid som förflutit sedan föregående släktmöte
f) Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
g) Fastställande av föreningsavgift
h) Val av ordförande och funktionärer inkl revisor. Övriga ledamöter utses av deltagare från resp. gren. Samtliga styrelseledamöter och funktionärer väljs bland föreningens medlemmar. Ev fyllnadsval förrättas av det äldsta barnet (alternativt barnbarnet) till det äldsta barnbarnet inom grenen till Carl Yngve och Maria Sahlin. Ev. fyllnadsval av ordförande och övriga funktionärer förrättas av styrelsen.
i) Övrig frågor väckta av styrelsen eller föreningsmedlem. Enskilda förslag skall skriftligen anmälas till styrelsens ordförande senast en vecka före mötet. Dessa ärenden skall anmälas i början av släktmötet.
4 § Styrelsens sammansättning och åligganden
Föreningens angelägenheter handhas av en styrelse som består av ordförande, som representerar föreningen utåt, och en företrädare för varje gren. Varje gren avgör om den vill utse en suppleant. Föreningsmedlem, som är styrelseledamot eller funktionär, äger ej uppbära arvode härför.
Styrelsen åligger särskilt:
att ansvara för att släktregistret förs samt
att förvalta och ansvara för föreningens penningmedel, dess arkiv och övriga egendom.
Till nödvändiga utgifter för föreningens verksamhet står dess medel till styrelsens förfogande.
5 § Styrelsesammanträden och styrelsens beslutsmässighet
Ordföranden kallar styrelsen till sammanträde minst en gång per år. De år, då ordinarie släktmöte hålls, äger styrelsesammanträde rum i samband med detta.
Styrelsen är beslutsför, när fler än hälften av ledamöterna, däribland ordföranden är närvarande. Vid lika röstetal gäller den mening som ordföranden biträder. Beslut kan även fattas genom skriftlig votering angående förslag som cirkulerat mellan samtliga ledamöterna, om inte någon därvid begär att ärendet skall avgöras vid sammanträde. Sådant beslut per capsulam förutsätter aktivt stöd enligt ovannämnda quorumregel. 2)
Föreningens firma tecknas enligt styrelsens beslut alt. av ordföranden eller skattmästaren.
6 § Sekreteraren
Sekreteraren för protokoll vid styrelsens sammanträden samt uppsätter och kontrasignerar utgående skrivelser, såvida inte ordföranden själv vill göra detta.
7 § Arkivarien
Arkivarien ansvarar för att föreningens arkiv vårdas.
8 § Redaktör för släktregistret
Redaktören ansvarar för att släktregistret förs enligt givna instruktioner.
9 § Skattmästaren
Skattmästaren för räkenskaper, ansvarar i den ordning styrelsen bestämmer för förvaring av föreningens tillgångar och verkställer av styrelsen beslutade utbetalningar.
Räkenskaperna avslutas per kalenderår och avlämnas till revision två månader före nästa släktmöte. Revisorn skall avge skriftlig berättelse till styrelsens ordförande två veckor före släktmötet.
10 § Ändring av stadgarna och upplösning av släktföreningen
För att ändra dessa stadgar fordras beslut av minst 2/3 av avgivna röster. För att upplösa föreningen fordras beslut med 2/3 av avgivna röster på två på varandra följande släktmöten, varav ett ordinarie.3)
Upplöses föreningen beslutas vid samma tillfälle och på samma sätt hur det skall förfaras med föreningens tillgångar och arkiv.
Förslag i samtliga i denna paragraf omförmälda frågor skall delges medlemmarna i kallelsen. 4)
————-
1) ”(Värmlandssläkten)” tillagt enligt beslut av 2009 års släktmöte
2) Beslut får alltså inte fattas genom att de som inte protesterat anses ha biträtt förslaget.
3) 10 § 1 st har fått denna lydelse enligt beslut av 2004 års släktmöte.
4) Innan beslut fattas om hur man skall förfara med föreningens handlingar är det lämpligt att samråda med (Riksarkivet eller annan) arkivmyndighet. Eventuella tillgångar tillfaller Allmänna Arvsfonden såvida inte släktmötet beslutar att medlen skall tillfalla viss institution eller användas för visst ändamål.